Verlof, verzuim en uren

YouForce Dyflexis koppeling: medewerkers en contracturen automatisch in de planning

Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Dyflexis komen nieuwe medewerkers, contracturen, vestiging en vertrekdatum uit YouForce automatisch in de planning van Dyflexis. Planners typen niets meer over en roosteren niemand meer in op uren die in YouForce al zijn aangepast.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Wie de inzet van medewerkers in Dyflexis plant en de personeelsadministratie in Visma Raet YouForce bijhoudt, typt zonder koppeling elke nieuwe collega, contractwijziging en vertrekdatum opnieuw in Dyflexis. Zo wordt soms iemand ingeroosterd op uren die in YouForce al zijn aangepast.

HR legt een nieuwe medewerker of een wijziging vast in YouForce, ook als die pas volgende maand ingaat.
KoppelHet stuurt de medewerker naar Dyflexis, met het personeelsnummer uit YouForce als vaste referentie.
De eerste keer verbindt een beheerder in Dyflexis de binnengekomen medewerker met een bestaande of nieuwe Dyflexis-medewerker. Daarna houdt de koppeling die gelijk.
Per dienstverband komt er een contract in Dyflexis, met vestiging, contractsoort en uren per week.
Bij vertrek staat de laatste werkdag uit YouForce in Dyflexis, zodat de medewerker daarna niet meer in te plannen is.

Heen: Medewerker met naam, personeelsnummer en contactgegevens · Dienstverband met datum in en uit dienst · Contract met vestiging, contracttype en uren per week · Kostenplaats · Functieomschrijving

Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Dyflexis

Dyflexis zet een medewerker die via de koppeling binnenkomt eerst klaar als externe medewerker. Een beheerder verbindt die eenmalig met een Dyflexis-medewerker, vanuit het medewerkeroverzicht of het scherm voor externe koppelingen. Daarna werkt Dyflexis hem bij elke aanlevering automatisch bij.
Een contract in Dyflexis vraagt de vestiging en de contractsoort zoals Dyflexis die kent. YouForce kent die niet, dus KoppelHet vertaalt afdeling en soort arbeidsrelatie met een tabel die de planning zelf kan bijhouden.
YouForce legt de omvang van een dienstverband vast als deel van een periode, met een rooster per dag. Dyflexis rekent met uren en gemiddelde dagen per week. De koppeling rekent om, zodat de planning het juiste aantal contracturen ziet.
Een urenwijziging of overplaatsing die volgende maand ingaat, staat in YouForce als geplande wijziging. KoppelHet neemt die ook mee, zodat de planning niet verrast wordt op de ingangsdatum.
Heeft iemand twee dienstverbanden in YouForce, bijvoorbeeld een vast contract en een oproepcontract, dan krijgt die in Dyflexis twee contracten onder één medewerker.
Dyflexis begrenst hoeveel aanleveringen tegelijk mogen. Bij de eerste vulling met alle medewerkers verdeelt KoppelHet het werk en probeert het opnieuw als Dyflexis tijdelijk weigert.
De koppeling leest in YouForce alleen basisgegevens, geen salaris of BSN. Voor de planning zijn naam, contactgegevens, dienstverband en omvang genoeg.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Klantcase

Zo draait het bij ROVA

Zo gebruiken deze organisaties de koppeling. De inrichting verschilt per klant.

ROVA

Publieke dienstverlening

Medewerkergegevens gaan van Visma Raet YouForce naar Dyflexis voor de planning.

Veelgestelde vragen

Kunnen de gewerkte uren ook terug naar YouForce?

Ja, als uitbreiding. Dyflexis zet afgesloten salarisperiodes klaar, en YouForce kan uren en andere looncomponenten ontvangen. Die stroom richten we in als de salarisadministratie de uren niet meer via een bestand wil inlezen.

Wat gebeurt er met medewerkers die al in Dyflexis staan?

Bij de start verbindt de beheerder bestaande Dyflexis-medewerkers met de medewerkers uit YouForce. Daarna worden naam, contract en datums uit YouForce overgenomen.

Wat als een afdeling nog geen vestiging in Dyflexis heeft?

Dan wordt het contract niet aangemaakt en verschijnt er een melding in het platform. De planning maakt de vestiging aan of vult de vertaaltabel aan, waarna de volgende ronde het contract alsnog zet.

Gaan verlofsaldi ook mee?

YouForce kan verlofrechten en verlofuren leveren. Of en hoe ze in Dyflexis landen, hangt af van hoe jullie verlof in de planning gebruiken. Dat bekijken we per klant.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

YouForce wordt gelezen via de YouForce API's (WFM API of Basic API) op de laatste synchronisatiedatum, plus planned changes. Velden onder meer personCode, initials, knownAs, lastNamePrefix, lastName, hireDate, dischargeDate, employmentCode, organizationUnit, employmentType en workingAmount.
Naar Dyflexis schrijven we via de Dyflexis API (v2) met een token per omgeving en een limiet op het aantal verzoeken. Velden employeeReference, personnelNumber, employmentStart, employmentEnd, contractReference, office, type, hours en days; een aanlevering wordt eerst een externe medewerker die een beheerder koppelt.
Gewerkte uren terug kan als uitbreiding. Dyflexis zet afgesloten salarisperiodes in een wachtrij, en YouForce neemt uren en looncomponenten aan via de WFM API.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in Visma Raet YouForce	Veld in Dyflexis	Toelichting
`personCode`	`employeeReference en personnelNumber`	Vaste sleutel, ook als naam of e-mail verandert
`initials, knownAs`	`initials, firstName`
`lastNamePrefix, lastName`	`lastNamePrefix, lastName`
`E-mailadres zakelijk`	`email`
`hireDate`	`employmentStart`
`dischargeDate`	`employmentEnd`
`employmentCode`	`contractReference`	Elk dienstverband wordt een eigen contract in Dyflexis
`organizationUnit`	`office`	Via een vertaaltabel naar de Dyflexis-vestiging
`employmentType`	`type (contracttype)`	Via een vertaaltabel naar het Dyflexis-contracttype
`workingAmount`	`hours en days`	Omgerekend naar uren en dagen per week

Bronnen