Leren en certificaten
YouForce StudyTube koppeling: medewerkers via de Learning API, certificaten in het digitale dossier
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en StudyTube krijgt elke medewerker uit YouForce automatisch een StudyTube-account, in het team van zijn organisatie-eenheid en met zijn leidinggevende als teammanager. Behaalde certificaten gaan als document terug naar het digitale personeelsdossier in YouForce, zodat HR ze niet meer met de hand uploadt.
Wat de koppeling doet
Wie HR en salaris in YouForce doet en StudyTube gebruikt voor verplichte trainingen, werkt accounts bij met een CSV-export. Medewerkers met twee dienstverbanden staan dan dubbel in StudyTube, en HR uploadt certificaten één voor één in het digitale dossier.
- HR verwerkt een nieuwe medewerker of wijziging in YouForce, zoals nu.
- KoppelHet haalt op wat YouForce sinds de vorige ronde heeft verwerkt, met de organisatie-eenheden en de rolverdeling.
- De medewerker krijgt één StudyTube-account per persoon, ook bij meerdere dienstverbanden, in het team van zijn eenheid.
- De leidinggevende uit de rolverdeling wordt teammanager en ziet in StudyTube de voortgang van zijn team.
- Een behaald certificaat komt als bestand in het digitale personeelsdossier in YouForce. Na vertrek verdwijnt het account na de afgesproken termijn.
Terug: Certificaatbestand bij de medewerker in het digitale dossier
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en StudyTube
- Visma Raet heeft een eigen Learning API voor leerplatforms. Die levert precies de gegevens die StudyTube nodig heeft, zoals personen, dienstverbanden, eenheden, functies en kostenplaatsen, zonder dat de koppeling toegang krijgt tot salarisgegevens.
- Een medewerker kan in YouForce tegelijk meerdere dienstverbanden hebben. StudyTube kent maar één account per persoon. De koppeling gebruikt daarom het persoonsnummer als sleutel en kiest het dienstverband met de meeste uren voor team en functie.
- YouForce levert alleen wat de salarisverwerking al heeft verwerkt. Een wijziging die HR vandaag invoert, komt dus pas in StudyTube na die verwerking, niet op het moment van invoeren.
- Certificaten gaan als bestand naar het digitale personeelsdossier, want de Learning API kent geen apart veld voor certificaten. De naam en datum van de training staan in de bestandsnaam en omschrijving.
- Een tijdelijke inzet bij een andere afdeling staat in YouForce los van het dienstverband. KoppelHet kan de medewerker dan ook aan het team van die afdeling toevoegen, zonder hem uit zijn eigen team te halen.
- Een salaris kan in YouForce over meerdere kostenplaatsen verdeeld zijn, terwijl StudyTube één kostenplaats per gebruiker kent. Met de opleidingsadviseur spreken we af welke kostenplaats het budget draagt.
- YouForce kan via dezelfde API een workflow voor een studieovereenkomst starten. Een goedgekeurde externe opleiding met prijs uit StudyTube kan zo later als uitbreiding de studieovereenkomst in YouForce klaarzetten.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom de Learning API en niet de IAM API van YouForce?
De Learning API is door Visma Raet bedoeld voor leerplatforms en kan certificaten terugzetten in het dossier. Zo heeft de koppeling geen rechten nodig die bij accountbeheer horen.
Wat moeten we bij Visma Raet regelen?
Jullie geven de KoppelHet-applicatie toegang tot de Learning API van jullie tenant. Zijn extra velden nodig, dan richt Visma Raet die voor deze applicatie in.
Kan StudyTube trainingen toewijzen op basis van de functie in YouForce?
Ja. De functie en het team komen uit YouForce; de regels voor verplichte trainingen richten jullie in StudyTube in.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce Learning API (api.youforce.com/learning) met OAuth 2.0 client credentials via Visma Connect, per tenant geautoriseerd door de klant. Entiteiten onder meer persons, employments, organizationUnits, jobProfiles, roleAssignments, costAllocations en assignments; alle met alleen leesrechten.
- Certificaten gaan terug via File Upload van dezelfde Learning API, naar het dossier van het dienstverband. Studieovereenkomsten starten via Training Agreements; die verwerking is asynchroon en de uitkomst staat in endStatus van de workflowstatus.
- Extra velden van de klant komen alleen via de Extension API, en alleen nadat Visma Raet ze voor deze applicatie heeft ingericht. Naar StudyTube schrijven we via de Academy API v2 (users op uid, academy-teams/bulk/upsert met maximaal 500 teams, ouders eerst; academy-teams/bulk/membership met keep_existing_teams).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | uid | Eén account per persoon, ook bij meerdere dienstverbanden |
Roepnaam | first_name | |
Voorvoegsel + Achternaam | last_name | |
Zakelijk e-mailadres | email | |
Functie (job profile) | company_role | |
Dienstverbandnummer | employee_number | |
Kostenplaats uit de loonverdeling | cost_centre | Bij meerdere kostenplaatsen de afgesproken hoofdkostenplaats |
Organisatie-eenheid | Team (external_id, name, parent) | |
Rolverdeling leidinggevende | Teammanager | |
Einddatum laatste dienstverband | Verwijderen na de laatste werkdag |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce