X4HR naar ITSM
YouForce Xurrent koppeling: personen, afdelingen met hun leidinggevende en verzoeken uit een sjabloon
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Xurrent staat elke medewerker uit YouForce als persoon in Xurrent, in de organisatie van zijn afdeling, en krijgt elke afdeling dezelfde leidinggevende als in YouForce. Bij een indiensttreding, overplaatsing of vertrek maakt KoppelHet een verzoek uit jullie Xurrent-sjabloon, zodat de taken voor IT en facilitair vanzelf starten.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun personeel in YouForce registreren en de servicedesk voor ICT en facilitair in Xurrent hebben, vullen Xurrent vaak met een periodieke import op e-mailadres. Zonder koppeling komen goedkeuringen voor nieuwe software nog bij een leidinggevende die al maanden een andere afdeling leidt.
- HR legt een indiensttreding vast in YouForce. Zodra die is verwerkt, ziet KoppelHet de nieuwe medewerker.
- Heeft de medewerker een werkadres, dan maakt KoppelHet de persoon aan in Xurrent, in de organisatie van zijn afdeling.
- Er komt een verzoek uit het onboardingsjabloon, voor de nieuwe medewerker en met de begindatum als gewenste afronddatum.
- Krijgt een afdeling in YouForce een nieuwe leidinggevende, dan wordt die manager van de organisatie in Xurrent en van haar medewerkers.
- Bij de einddatum van het laatste dienstverband komt een verzoek uit het offboardingsjabloon. Na de laatste werkdag wordt de persoon uitgeschakeld.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Xurrent (4me)
- YouForce legt de leidinggevende vast als rol op een afdeling, en Xurrent kent een manager bij de organisatie. Die twee passen op elkaar. KoppelHet zet de rolhouder als manager van de organisatie en ook van elke persoon erin, zodat goedkeuringen na een wissel van teamleider meteen bij de nieuwe leidinggevende komen.
- Xurrent kan geen persoon opslaan zonder e-mailadres, terwijl YouForce een indiensttreding vaak verwerkt voordat ICT het account heeft gemaakt. KoppelHet zet de persoon klaar zodra het werkadres in YouForce staat, en meldt het als dat te dicht op de begindatum gebeurt.
- Een import in Xurrent die alleen op e-mailadres matcht, overschrijft alle velden van die persoon. Staan medewerkers al in Xurrent uit zo'n import, dan koppelt KoppelHet ze eenmalig op e-mailadres, laat de lijst controleren en gebruikt daarna het persoonsnummer uit YouForce als sleutel.
- Een medewerker met twee dienstverbanden, bijvoorbeeld op twee locaties, is in Xurrent één persoon in de organisatie van zijn hoofddienstverband. Het einde van één dienstverband levert geen offboardingverzoek op.
- Met een tijdelijke inzet werkt een medewerker in YouForce een paar maanden op een andere locatie, terwijl zijn dienstverband blijft zoals het was. In Xurrent hoort hij die maanden bij de organisatie van die locatie, zodat zijn verzoeken daar binnenkomen; na de inzet gaat hij terug, en een nieuw onboardingverzoek volgt niet.
- Via de koppeling geeft YouForce alleen wat HR Core al heeft verwerkt, en of een record nog bestaat zegt niets over vertrek. KoppelHet schakelt een persoon in Xurrent pas uit na de einddatum van zijn laatste dienstverband, nooit omdat een record ontbreekt.
- Stagiairs, oproepkrachten en vaste medewerkers hebben in YouForce een eigen soort arbeidsrelatie. Per soort kiest KoppelHet een ander Xurrent-sjabloon, zodat een oproepkracht een account krijgt zonder dat er een laptop wordt klaargezet.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan onze maandelijkse import blijven?
Die is dan niet meer nodig. Na de eenmalige koppeling op e-mailadres houdt KoppelHet personen en organisaties bij; een import ernaast zou velden weer overschrijven.
Gaan er BSN of salarisgegevens naar Xurrent?
Nee. De koppeling heeft in YouForce alleen de scope voor basisgegevens.
Krijgen bestaande medewerkers bij livegang een verzoek?
Nee. De eerste ronde zet personen, organisaties en leidinggevenden goed. Verzoeken komen pas bij nieuwe gebeurtenissen in YouForce.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API met alleen de leesscope voor basisgegevens (personen, dienstverbanden en rolverdelingen), op records waarvan latestSync na de vorige ronde ligt. De isActive-vlag zegt alleen of een record nog in HR Core bestaat. Toegang per tenant via OAuth 2.0 client credentials in Visma Connect.
- Naar Xurrent via de REST API met een OAuth-token en de header X-Xurrent-Account. Personen via /people (primary_email verplicht, employeeID, job_title, organization, manager, disabled, source en sourceID), organisaties via /organizations (parent, business_unit, manager). Verzoeken via POST /requests met requested_for, subject, category, team en template, plus desired_completion_at en custom_fields voor de UI-extensie van het sjabloon.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Xurrent (4me) | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | employeeID en sourceID (source YouForce) | Vaste sleutel |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | name | |
Zakelijk e-mailadres | primary_email | Verplicht in Xurrent; zonder werkadres wacht de persoon |
Functie (job profile) | job_title | |
Werkgever | organization met business_unit | |
Organisatie-eenheid | organization (parent is de bovenliggende eenheid) | |
Leidinggevende rol op de organisatie-eenheid | manager van organization en van person | |
Indiensttreding, overplaatsing of vertrek | Request met template, requested_for en desired_completion_at | |
Einddatum laatste dienstverband | disabled = true |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce