HR naar ITSM
YouForce Zendesk koppeling: medewerkers als gebruiker per werkgever, met taken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Zendesk staat elke medewerker uit YouForce als gebruiker in Zendesk, bij de organisatie van zijn werkgever en met afdeling en leidinggevende in eigen velden. Bij een indiensttreding of vertrek maakt KoppelHet een taak met vervaldatum voor de servicedesk, en een vertrokken agent wordt opgeschort, niet verwijderd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die meerdere werkgevers in één YouForce-omgeving hebben, zoals een samenwerkingsverband, en hun servicedesk in Zendesk draaien, zien medewerkers in Zendesk pas bij hun eerste mail, zonder werkgever of afdeling. Zonder koppeling worden rapportages per werkgever met de hand gemaakt en houdt een vertrokken agent zijn licentie.
- HR legt een indiensttreding vast in YouForce. Zodra die is verwerkt, ziet KoppelHet de nieuwe medewerker.
- KoppelHet maakt de gebruiker in Zendesk aan bij de organisatie van zijn werkgever, met afdeling en leidinggevende, zonder verificatiemail.
- Er komt een taak met de begindatum als vervaldatum, voor de groep die laptop en accounts regelt.
- Wisselt iemand van afdeling of werkgever, dan werkt KoppelHet de gebruiker en zijn organisatie bij.
- Bij een einddatum van het laatste dienstverband komt een taak voor de laatste werkdag. Is de vertrekker agent, dan wordt hij daarna opgeschort.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Zendesk
- Eén YouForce-omgeving kan meerdere werkgevers bevatten, zoals de organisaties in een samenwerkingsverband. Elke werkgever wordt in Zendesk een organisatie, zodat triggers, SLA's en rapportages per werkgever werken zonder dat iemand dat bij de gebruiker invult.
- YouForce legt de leidinggevende vast als rol op een afdeling, niet bij de medewerker. KoppelHet zoekt per medewerker het hoofd van zijn afdeling op en zet dat in een eigen gebruikersveld, zodat een goedkeuring na een reorganisatie bij de nieuwe leidinggevende komt.
- Het keuzeveld voor afdelingen in Zendesk wordt altijd in zijn geheel bijgewerkt; een afdeling die ontbreekt, verdwijnt bij alle gebruikers. Omdat YouForce afdelingen per werkgever kent, stuurt KoppelHet steeds de volledige lijst van alle werkgevers mee.
- Een medewerker met twee dienstverbanden is in Zendesk één gebruiker, met de afdeling uit het hoofddienstverband. Het einde van één dienstverband levert geen vertrektaak op; die komt pas bij de einddatum van het laatste.
- YouForce geeft via de API alleen wat HR Core al heeft verwerkt. Een indiensttreding die nog in een workflow zit, levert in Zendesk dus nog geen gebruiker op; de taak komt pas als HR haar heeft afgerond.
- Een verwijderde gebruiker is in Zendesk niet terug te halen. Of een record in YouForce nog bestaat, zegt bovendien niets over vertrek. KoppelHet schort een vertrokken agent daarom op na de einddatum van zijn laatste dienstverband, en verwijdert nooit omdat een record ontbreekt.
- Zendesk stuurt een nieuwe gebruiker standaard een verificatiemail. Omdat YouForce een indiensttreding vaak weken voor de begindatum verwerkt, maakt KoppelHet de gebruiker aan zonder die mail, zodat niemand post van de servicedesk krijgt voor zijn eerste werkdag.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we per werkgever andere regels in Zendesk hebben?
Ja. Omdat elke werkgever uit YouForce een organisatie in Zendesk is, kunnen triggers, SLA's en weergaven daarop filteren.
Gaan er BSN of salarisgegevens naar Zendesk?
Nee. De koppeling heeft in YouForce alleen de scope voor basisgegevens; privégegevens en salaris vallen daarbuiten.
Krijgen bestaande medewerkers bij livegang een taak?
Nee. De eerste ronde zet alleen gebruikers en organisaties goed. Taken komen pas bij nieuwe indiensttredingen en vertrek.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API met alleen de leesscope voor basisgegevens (personen, dienstverbanden en rolverdelingen), op records waarvan latestSync na de vorige ronde ligt. De werkgever volgt uit de Payroll Client. De isActive-vlag zegt alleen of een record nog in HR Core bestaat. Toegang per tenant via OAuth 2.0 client credentials in Visma Connect.
- Naar Zendesk via de Users API (create_or_update op external_id met skip_verify_email; eerste vulling met create_or_update_many, maximaal 100 per aanroep als achtergrondtaak), organisaties via create_or_update en de Organization Memberships API, keuzevelden via de User Fields API (custom_field_options altijd volledig). Taken via de Tickets API met type task, due_at, requester_id, group_id en external_id. Update User en Create Or Update User zijn begrensd op 5 aanvragen per minuut per gebruiker.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Zendesk | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | external_id | Vaste sleutel, ook bij meerdere dienstverbanden |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | name | |
Zakelijk e-mailadres | email, daarna primaire identity | |
Payroll Client (werkgever) | organization via organization_memberships | |
Organisatie-eenheid van het hoofddienstverband | user_fields: afdeling (dropdown) | |
Leidinggevende rol op de organisatie-eenheid | user_fields: leidinggevende | |
Soort arbeidsrelatie | user_fields: soort medewerker | |
Begindatum of einddatum dienstverband | Ticket type task met due_at, requester en group_id | |
Einddatum laatste dienstverband (agent) | suspended = true |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce