Leren en certificaten
Workday Docebo koppeling: gebruikers en branches uit Workday, afgeronde cursussen terug
Met een koppeling tussen Workday en Docebo staat elke medewerker uit Workday automatisch als gebruiker in Docebo, in de branch die bij zijn organisatie hoort en met zijn manager, en wordt hij na vertrek gedeactiveerd. Afgeronde verplichte cursussen gaan terug naar Workday als training of certificering bij de worker; Docebo biedt zelf een Workday-connector voor de import, KoppelHet komt erbij voor vertrek, de branchestructuur en de terugkoppeling.
Wat de koppeling doet
Wie HR in Workday voert en trainingen in Docebo, kan met de Workday-connector van Docebo elk uur nieuwe medewerkers importeren, maar vertrokken medewerkers blijven actief en houden een licentie bezet. Wie zijn verplichte training heeft gehaald, zoekt HR bij een audit op in Docebo-rapporten, omdat het niet in Workday staat.
- HR rondt in Workday een hire af, met organisatie, functie en manager.
- KoppelHet zet de branches in Docebo eerst op volgorde van de Workday-organisatie, van boven naar beneden.
- De medewerker wordt gebruiker in zijn branch, met manager en extra velden, zodat automatische inschrijvingen in Docebo de juiste cursussen toewijzen.
- Rondt de medewerker een verplichte cursus af, dan staat die als training of certificering bij de worker in Workday.
- Na de laatste werkdag deactiveert KoppelHet de gebruiker; de leerhistorie blijft in Docebo staan.
Terug: Afgeronde cursussen met datum
Waar je op let bij Workday en Docebo
- Een Docebo-gebruiker kan maar in één branch staan, terwijl Workday een medewerker tegelijk in een supervisory organization, een company en een locatie plaatst. Per klant kiezen we welke van de drie de branch wordt; de andere twee gaan mee als extra veld, zodat Docebo er toch op kan selecteren.
- Docebo waarschuwt dat aanroepen die branches aanmaken of verplaatsen nooit tegelijk mogen lopen. Na een reorganisatie in Workday verwerkt KoppelHet de branches daarom een voor een, van boven naar beneden, en verhuist pas daarna de medewerkers.
- De Workday-connector van Docebo leest een Workday-rapport, standaard elk uur, en importeert medewerkers in bulk. Wat er bij vertrek gebeurt, beschrijft Docebo niet. KoppelHet deactiveert de gebruiker op de Termination_Date, zodat er geen licentie blijft lopen.
- Docebo laat via de API verplichte extra velden leeg bij aanmaken. Ontbreekt in Workday bijvoorbeeld het land, dan staat de gebruiker in Docebo zonder dat veld en mist hij de inschrijfregel. KoppelHet controleert die velden zelf en meldt een lege waarde.
- Docebo meldt een afgeronde cursus met gebruiker, cursus en datum. Workday heeft aparte opslag voor trainingen en voor certificeringen bij een worker. KoppelHet zet een cursus met een geldigheidsduur als certificering neer en de rest als training, zodat HR in Workday op verlopen certificaten kan rapporteren.
- Een hire is in Workday vaak weken voor de start afgerond. KoppelHet maakt de Docebo-gebruiker dan al aan maar inactief, en zet hem op de startdatum actief, of eerder als jullie een pre-boardingcursus willen aanbieden.
- Docebo raadt aan om bulkimports klein te houden en nooit twee tegelijk te draaien. Bij de eerste ronde voor een groot Workday-bestand verdeelt KoppelHet de medewerkers in blokken die na elkaar gaan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen cursussen automatisch worden toegewezen?
Ja. Docebo wijst cursussen toe op basis van branch en extra velden. Die regels richten jullie in Docebo in; de koppeling zorgt dat de velden kloppen.
Gebruiken jullie single sign-on?
Single sign-on regelen jullie in Docebo met jullie identity provider. De koppeling maakt de gebruiker aan; inloggen loopt daar los van.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum (workers en supervisory organizations). Afgeronde cursussen gaan naar Workday via Manage_Training of Manage_Certifications in de Talent-webservice.
- Naar Docebo via de REST API met OAuth 2.0 - /manage/v1/user en /manage/v1/user/batch (Docebo adviseert maximaal 100 gebruikers per batch, geen gelijktijdige batches), /manage/v1/orgchart voor branches (altijd na elkaar), branchcodes met use_secondary_identifier. Afgeronde cursussen via de webhook course.enrollment.completed (user_id, course_id, completion_date). Bij een 429 wacht KoppelHet en probeert opnieuw.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Docebo | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | username | Vaste sleutel, ook als het e-mailadres wijzigt |
Legal_Name / Preferred_Name | firstname, lastname | |
Werk-e-mail | email | |
Supervisory_Organization | Branch (code) | Met de bovenliggende organisatie als ouderbranch |
Manager | manager | Via de Docebo-gebruiker van de manager |
Business_Title, Country, Cost_Center | Additional fields | |
Termination_Date | Gebruiker inactief | |
course.enrollment.completed (course_id, completion_date) | Training of certificering bij de worker | Alleen cursussen die als verplicht zijn aangewezen |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors