X4HR naar ITSM
AFAS Xurrent koppeling: medewerkers, werkgevers en onboardingverzoeken uit AFAS Profit in Xurrent (4me)
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Xurrent (voorheen 4me) staan alle medewerkers uit AFAS als persoon in Xurrent, met werkgever, organisatorische eenheid, kostenplaats en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij indiensttreding, overplaatsing of vertrek een verzoek aan uit jullie Xurrent-sjabloon. De keuzes die HR in AFAS vastlegt, zoals laptop of telefoon, staan als velden in het verzoek, zodat het servicedeskteam zonder navragen aan de slag kan.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in AFAS en een servicedesk in Xurrent laten naam, afdeling en startdatum van nieuwe collega's overtypen uit een mail van HR. Of iemand een laptop of alleen een account nodig heeft, vraagt de servicedesk daarna nog na, en vertrekkers worden nog maanden als aanvrager gekozen.
- HR rondt in AFAS de workflow voor een nieuwe medewerker af, inclusief de keuzes voor laptop, telefoon en toegang.
- AFAS meldt de afgeronde workflow; KoppelHet haalt de medewerker op met een eigen connector die alleen de velden voor Xurrent bevat.
- Werkgever en organisatorische eenheid staan al als organisatie in Xurrent; de medewerker komt erbij als persoon.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum maakt KoppelHet het onboardingverzoek aan, met de keuzes uit AFAS als velden.
- Een overplaatsing levert een wijzigingsverzoek op; een datum uit dienst een offboardingverzoek een week vooraf.
- Na de datum uit dienst wordt de persoon uitgeschakeld en is hij niet meer als aanvrager te kiezen.
Waar je op let bij AFAS Profit en Xurrent (4me)
- Xurrent kan geen persoon opslaan zonder e-mailadres. In AFAS staat het werkadres van een nieuwe collega vaak pas nadat IT het account heeft gemaakt. KoppelHet zet de persoon daarom klaar zodra het werkadres in AFAS staat, en meldt het als dat te dicht op de begindatum gebeurt.
- AFAS meldt het afronden van een workflow direct via een webhook. KoppelHet gebruikt dat moment voor het onboardingverzoek, zodat het verzoek pas ontstaat als HR de indiensttreding echt heeft goedgekeurd en niet bij een half ingevulde medewerker.
- AFAS kent vrije velden op de medewerker. Een Xurrent-sjabloon kan een eigen formulier hebben. KoppelHet vult dat formulier met de keuzes uit de vrije velden, zoals laptop of telefoon, zodat de taken in Xurrent daarop kunnen sturen.
- Elke werkgever in AFAS wordt in Xurrent een business unit, met de organisatorische eenheden eronder. Rapporten over verzoeken en kosten zijn in Xurrent daardoor per werkgever te maken.
- Xurrent heeft bij een organisatie een veld voor de code uit het financiële systeem. Omdat AFAS ook de boekhouding voert, zet KoppelHet daar de AFAS-kostenplaats neer, zodat doorbelasting van hardware dezelfde code gebruikt als de financiële administratie.
- In AFAS hangt de leidinggevende vaak aan de organisatorische eenheid. Xurrent kent een manager bij de organisatie en bij de persoon. KoppelHet vult beide, zodat goedkeuringen per persoon en per afdeling bij dezelfde leidinggevende uitkomen.
- Bij de start staan personen vaak al in Xurrent, uit een import of SCIM. Een import die alleen op e-mailadres matcht, overschrijft in Xurrent alle velden van die persoon. KoppelHet koppelt bestaande personen daarom eenmalig op e-mailadres, controleert de lijst met jullie en gebruikt daarna het medewerkernummer.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we de importfunctie van Xurrent niet gebruiken met een export uit AFAS?
Dat kan voor personen, maar dan moet iemand de export maken en ontstaan er geen verzoeken. Met de koppeling gaan wijzigingen direct door en ziet de servicedesk een verzoek met de keuzes uit AFAS.
Welke verzoeken maakt de koppeling aan?
Standaard een onboardingverzoek vier weken voor de begindatum, een wijzigingsverzoek bij een overplaatsing en een offboardingverzoek een week voor de datum uit dienst. Sjabloon en team kiezen jullie in Xurrent.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met eigen GetConnectors (medewerkers met functieregels en vrije velden, organisatorische eenheden, werkgevers, kostenplaatsen) onder een eigen app connector, gefilterd op wijzigingsdatum, plus een webhook op de workflow voor indiensttreding. Het classic token vervalt per 31 augustus 2027.
- Naar Xurrent via de REST API met een OAuth-token en de header X-Xurrent-Account. Personen via /people (primary_email verplicht, employeeID, job_title, organization, manager, disabled, source en sourceID), organisaties via /organizations (parent, business_unit, financialID, manager).
- Verzoeken via POST /requests met requested_for, requested_by, subject, category, team en template, plus desired_completion_at en custom_fields voor de UI-extensie van het sjabloon. KoppelHet bewaart per medewerker het verzoeknummer per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Xurrent (4me) | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerkernummer | employeeID en sourceID (source AFAS) | Vaste sleutel |
Roepnaam + Voorvoegsel + Achternaam | name | |
E-mail werk | primary_email | Verplicht; zonder werkadres wacht de persoon |
Functie | job_title | |
Werkgever | organization (business_unit) | |
Organisatorische eenheid | organization (parent is bovenliggende eenheid of werkgever) | |
Kostenplaats | financialID van de organisatie | |
Leidinggevende van de eenheid | manager van organization en van person | |
Datum uit dienst | disabled = true | |
Indiensttreding, overplaatsing of vertrek | Request met template, subject, category en team | |
Gesynchroniseerde persoon | requested_for | |
Begindatum of datum uit dienst | desired_completion_at | |
Vrije velden laptop, telefoon, toegang | custom_fields (UI-extensie van het sjabloon) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit